Thekendienst einteilen: Schichten besetzen ohne Hinterhertelefonieren

Ein Heimspiel, ein Sommerfest, ein Turnier: Die Theke muss besetzt sein, sonst fehlt dem Verein die wichtigste Einnahmequelle des Jahres. Die Einteilung übernimmt meistens eine einzige Person – und die telefoniert.

Warum die WhatsApp-Gruppe die Arbeit nicht abnimmt

„Ich kann ab 14 Uhr“ steht irgendwo zwischen sechzig anderen Nachrichten. Wer den Überblick behalten will, führt trotzdem eine Liste – die Gruppe hat den Aufwand also nur verschoben.

Nicht alle sind in der Gruppe. Ältere Mitglieder, Eltern von Jugendspielern, Gelegenheitshelfer – genau die, die man am dringendsten bräuchte, erreicht man dort nicht.

Und niemand sieht, welche Schicht noch offen ist. Also melden sich fünf Leute für den Samstagvormittag und keiner für den Sonntagabend.

Was eine gute Schichteinteilung ausmacht

Offene Plätze müssen sichtbar sein. Wer sieht, dass nur noch ein Platz frei ist, entscheidet sich schneller.

Eintragen muss ohne Hürde gehen. Jede zusätzliche Registrierung kostet dich Helfer – gerade die, die ohnehin zögern.

Und es braucht eine Erinnerung kurz vor dem Termin. Die meisten Ausfälle sind kein Unwille, sondern schlicht vergessen.

So sieht das in Clubdienst aus

Du legst pro Schicht eine Aufgabe an: Titel, Termin, benötigte Helfer, optional die Stundenzahl. Die Aufgabenwand zeigt jedem sofort, wo noch Plätze frei sind.

Mitglieder tragen sich mit ihrem Namen ein – fertig. Wer eine E-Mail hinterlässt, bekommt automatisch eine Erinnerung vor dem Termin und kann sich über einen persönlichen Link auch wieder austragen.

Wird ein Platz frei, rückt der Erste auf der Warteliste automatisch nach und bekommt eine E-Mail. Du musst niemanden anrufen.