Beim Vereinsfest helfen nicht nur Mitglieder. Eltern, Nachbarn und Freunde packen mit an – und genau die verlierst du, sobald sie sich irgendwo registrieren oder eine App installieren sollen. Eine Helferliste ohne Anmeldung ist deshalb kein Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass sich überhaupt jemand einträgt.
Warum jede Registrierung Helfer kostet
Wer einen Link geöffnet hat, will in dem Moment zusagen. Ein Formular für Benutzername und Passwort unterbricht genau diesen Moment, und viele kommen danach nicht wieder.
Ältere Mitglieder und Gelegenheitshelfer haben oft keine Lust auf ein weiteres Konto. Eine App, die man für eine einzige Schicht im Jahr installiert, wird meist gar nicht erst geladen.
Jedes Konto bedeutet außerdem gespeicherte Daten, für die der Verein verantwortlich ist. Weniger Daten heißt weniger Aufwand beim Datenschutz.
Was eine Liste ohne Anmeldung trotzdem können muss
Freie Plätze müssen an jeder Schicht sichtbar sein, damit sich niemand doppelt einträgt und volle Schichten erkennbar voll sind.
Wer sich einträgt, braucht einen eigenen Weg zurück: einen Link zum Austragen, ohne dass er den Vorstand anrufen muss.
Eine Erinnerung am Vortag verhindert die meisten Ausfälle. Dafür genügt eine freiwillige E-Mail-Adresse beim Eintragen.
Auf der öffentlichen Liste sollten nicht die vollen Namen stehen. Vorname und abgekürzter Nachname reichen, damit sich Helfer gegenseitig finden.
Link, QR-Code und Aushang
Teile den Link in der WhatsApp-Gruppe, im Newsletter und auf der Vereinsseite. Für alle anderen hängt ein Aushang mit QR-Code im Vereinsheim oder am Festzelt.
Die Liste läuft im Browser auf jedem Handy. Niemand muss etwas installieren, und auch wer nicht in der Gruppe ist, kommt mit dem Aushang an die Schichten.
Datenschutz bei offenen Listen
Eine offene Liste ist für jeden mit dem Link sichtbar. Frag deshalb nur ab, was du wirklich brauchst: Name, optional eine E-Mail für die Erinnerung.
Achte beim Anbieter auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Serverstandort und darauf, dass keine Analyse- oder Werbe-Cookies gesetzt werden. Seriöse Anbieter legen das offen, ohne dass du nachfragen musst.
Helferliste per Link – ohne Konto, ohne App
Mit Clubdienst legst du die Schichten an und teilst einen Link oder QR-Code. Mitglieder, Eltern und Nachbarn tragen sich ohne Anmeldung ein, auf jedem Handy im Browser. 90 Tage kostenlos testen.
Mehr als eine Helferliste
- Stundenkonto für jedes Mitglied – entsteht von selbst aus den Einträgen, ohne Excel.
- Bestätigte Stunden statt bloßer Zusagen – nach dem Einsatz hakt ihr ab, wer wirklich da war. Das ist der Nachweis, wenn es um Ersatzzahlungen geht.
- Export für den Kassenwart – Stundenkonto und Einsätze als Excel-Datei.
- Für Mitglieder ohne App und ohne Konto – mit Erinnerung am Vortag und Warteliste, die von selbst nachrückt.
179 € im Jahr für den ganzen Verein (keine USt.)
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