Viele Vorstände zahlen Software aus der Vereinskasse, obwohl es für genau diesen Zweck Fördertöpfe gibt. Der Grund ist selten fehlende Berechtigung – es ist fehlende Kenntnis, dass es die Programme überhaupt gibt.
Wo ihr suchen müsst
Beim eigenen Landessportbund oder Fachverband: Fast alle unterhalten einen Vereinsservice, der Zuschüsse für Digitalisierung, Ausstattung und Qualifizierung vergibt oder zumindest kennt. Das ist die erste Adresse, weil die Leute dort euren Verein und die Landesprogramme kennen.
Bei der Kommune und dem Landkreis: Städte und Kreise legen regelmäßig eigene, kleine Vereinsförderungen auf, die kaum beworben werden. Ein Anruf beim Sport- oder Vereinsamt lohnt sich.
Auf den Förderdatenbanken von Bund und Ländern: Dort lassen sich Programme nach Zielgruppe „Verein“ bzw. „Ehrenamt“ und nach Bundesland filtern.
Bei Stiftungen und Engagement-Programmen: Mehrere Stiftungen fördern ausdrücklich die Digitalisierung des Ehrenamts, oft mit unbürokratischen Kleinbeträgen.
Wichtig: Programme ändern sich laufend
Fördertöpfe werden aufgelegt, ausgeschöpft und neu ausgeschrieben. Namen, Summen und Fristen aus einem Blogartikel sind schnell veraltet – prüft deshalb immer die aktuelle Ausschreibung der jeweiligen Stelle, bevor ihr planen.
Fragt konkret nach: Ist Software bzw. eine laufende Lizenz förderfähig, oder nur einmalige Anschaffungen? Das ist die häufigste Ablehnungsursache und lässt sich vorab in einem Telefonat klären.
Was in den Antrag gehört
Ein benanntes Problem statt eines Wunsches: „Unsere Pflichtstunden werden auf Papier und in einer Excel-Liste geführt, die Abrechnung kostet den Kassenwart jedes Jahr mehrere Abende und führt zu Streit“ ist ein Antrag. „Wir wollen digitaler werden“ ist keiner.
Eine Zahl: Wie viele Mitglieder betrifft es, wie viele Stunden im Jahr, wie hoch ist der Betrag, um den es bei den Ersatzzahlungen geht?
Der konkrete Kostenpunkt mit Angebot oder Preisangabe – bei Clubdienst 179 € pro Jahr für den ganzen Verein.
Wer es umsetzt und betreut: Förderstellen wollen wissen, dass das Projekt nach der Förderung weiterläuft.
Zwei praktische Hinweise
Stellt den Antrag vor dem Kauf. Viele Programme fördern ausdrücklich nicht, was schon bezahlt ist.
Fragt nach einer Rechnung mit Wunschtermin. Wenn die Förderung erst im Frühjahr fließt, hilft eine Rechnung, die dazu passt – bei Clubdienst geht das über die Seite „Rechnung auf Überweisung“.
Erst testen, dann beantragen
Probiert Clubdienst 90 Tage kostenlos aus – dann könnt ihr im Antrag konkret beschreiben, was ihr einführen wollt.
Mehr als eine Helferliste
- Stundenkonto für jedes Mitglied – entsteht von selbst aus den Einträgen, ohne Excel.
- Bestätigte Stunden statt bloßer Zusagen – nach dem Einsatz hakt ihr ab, wer wirklich da war. Das ist der Nachweis, wenn es um Ersatzzahlungen geht.
- Export für den Kassenwart – Stundenkonto und Einsätze als Excel-Datei.
- Für Mitglieder ohne App und ohne Konto – mit Erinnerung am Vortag und Warteliste, die von selbst nachrückt.
179 € im Jahr für den ganzen Verein (keine USt.)
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