Sobald ein Verein Helferlisten führt, verarbeitet er personenbezogene Daten – und zwar unabhängig davon, ob das auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder in einer Anwendung passiert. Die Anforderungen sind weniger dramatisch, als viele Vorstände befürchten, aber sie sind konkret.
Worum es bei Arbeitsdiensten überhaupt geht
Verarbeitet werden meist nur wenige Angaben: der Name des Helfers, oft eine E-Mail-Adresse für die Erinnerung, und die Information, wer bei welcher Aufgabe dabei war.
Die Rechtsgrundlage ist in aller Regel die Mitgliedschaft selbst: Wer Pflichtstunden schuldet, dessen Erfüllung darf der Verein auch festhalten. Für die freiwillige E-Mail-Erinnerung reicht die Angabe durch das Mitglied.
Wichtig ist die Zweckbindung: Adressen, die für Arbeitsdienste erhoben wurden, sind kein Verteiler für Vereinswerbung.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag
Sobald ein Dienstleister die Daten in eurem Auftrag verarbeitet – also jede Software, die nicht ausschließlich auf einem Rechner im Vereinsheim läuft – braucht ihr einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich bleibt der Verein, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter.
Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung stehen, nicht irgendwann später auf Nachfrage. Ein Anbieter, der ihn erst „auf Anforderung“ herausgibt, macht euch die Einhaltung unnötig schwer.
Schaut hinein, wo die Daten liegen und wer als Unterauftragsverarbeiter beteiligt ist – Hosting, Datenbank und Mailversand sind oft drei verschiedene Anbieter in drei verschiedenen Ländern.
Datensparsamkeit, praktisch gedacht
Erhebt nur, was ihr braucht. Für eine Anmeldung zum Thekendienst genügt der Name; die E-Mail-Adresse ist nützlich für die Erinnerung, aber kein Muss.
Denkt daran, wer die Liste sieht. Eine Aufgabenwand, die über einen Link erreichbar ist, kann auch von Menschen geöffnet werden, die nicht im Verein sind – abgekürzte Nachnamen („Max M.“) reichen dort völlig aus.
Legt fest, wann alte Daten verschwinden. Helferlisten aus der Saison 2019 haben keinen Zweck mehr, und Speicherbegrenzung ist einer der Grundsätze aus Art. 5 DSGVO.
Wie Clubdienst damit umgeht
Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht öffentlich unter /avv und wird bereits mit der Registrierung Vertragsbestandteil – ihr müsst ihn nicht anfordern.
Auf der öffentlichen Aufgabenwand werden Nachnamen standardmäßig abgekürzt. Der Vorstand sieht im Dashboard weiterhin die vollen Namen.
Pflichtfeld ist allein der Name. Ob die E-Mail-Adresse freiwillig bleibt oder für euren Verein verpflichtend ist, entscheidet ihr selbst.
Es gibt kein Tracking und keine Werbe-Cookies, nur ein technisch notwendiges Session-Cookie für den Vorstandszugang.
Datenschutz, den ihr vorzeigen könnt
Lest den Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor ihr euch entscheidet – er liegt offen und ist druckbar. Danach könnt ihr 90 Tage kostenlos testen.
Mehr als eine Helferliste
- Stundenkonto für jedes Mitglied – entsteht von selbst aus den Einträgen, ohne Excel.
- Bestätigte Stunden statt bloßer Zusagen – nach dem Einsatz hakt ihr ab, wer wirklich da war. Das ist der Nachweis, wenn es um Ersatzzahlungen geht.
- Export für den Kassenwart – Stundenkonto und Einsätze als Excel-Datei.
- Für Mitglieder ohne App und ohne Konto – mit Erinnerung am Vortag und Warteliste, die von selbst nachrückt.
179 € im Jahr für den ganzen Verein (keine USt.)
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