Fast jeder Verein mit Pflichtstunden kennt das Bild: eine Excel-Liste auf dem Rechner des Kassenwarts, daneben ein Zettel vom Platzwart und eine WhatsApp-Gruppe, in der irgendwo steht, wer beim Zeltaufbau dabei war. Im November beginnt dann das Zusammenrechnen – und mit ihm der Ärger.
Warum die Excel-Liste jedes Jahr wieder scheitert
Die Liste liegt bei einer Person. Wer nicht an diesem Rechner sitzt, kann nichts eintragen – Einsätze werden auf Zetteln gesammelt und Wochen später nachgepflegt, oder eben gar nicht.
Anwesenheit und Zusage sind zwei verschiedene Dinge. Wer sich in der WhatsApp-Gruppe gemeldet hat, taucht in der Liste nicht automatisch auf. Am Jahresende steht Aussage gegen Aussage.
Es gibt keine Historie, an der sich ein Streit klären ließe. Genau die brauchst du aber, wenn aus fehlenden Stunden eine Zahlung wird.
Was eine saubere Stundenverwaltung leisten muss
Jeder Einsatz muss dort entstehen, wo er zugesagt wird – nicht in einer zweiten Liste. Wer sich für eine Aufgabe einträgt, ist damit für die Stunden vorgemerkt; nach dem Termin wird nur noch abgehakt, wer wirklich da war.
Die Stundenzahl gehört an die Aufgabe, nicht an die Person: „Zeltaufbau = 4 Stunden pro Helfer“ ist einmal hinterlegt und gilt für alle, die mitmachen.
Am Jahresende brauchst du einen Export, den du direkt weiterverarbeiten kannst – idealerweise eine CSV-Datei, die sich in Excel oder der Vereinssoftware öffnen lässt.
So läuft es mit Clubdienst
Du legst eine Aufgabe an und trägst ein, wie viele Stunden sie pro Helfer zählt. Mitglieder tragen sich über einen Link oder QR-Code selbst ein – ohne Konto, ohne App.
Das Stundenkonto entsteht dabei automatisch: eine Tabelle mit Name, zugesagten und geleisteten Stunden. Nach dem Einsatz hakst du an der Aufgabe ab, wer da war – erst dann zählen die Stunden als geleistet. Wer zugesagt hat und nicht gekommen ist, bekommt sie also nicht gutgeschrieben.
Für die Jahresabrechnung lädst du das Stundenkonto und alle Anmeldungen als CSV herunter – mit Semikolon-Trennung und BOM, sodass Excel die Umlaute korrekt anzeigt.
Stundenkonto ohne Nacharbeit
Leg deinen Verein an und probiere es eine Saison lang aus – 90 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
Mehr als eine Helferliste
- Stundenkonto für jedes Mitglied – entsteht von selbst aus den Einträgen, ohne Excel.
- Bestätigte Stunden statt bloßer Zusagen – nach dem Einsatz hakt ihr ab, wer wirklich da war. Das ist der Nachweis, wenn es um Ersatzzahlungen geht.
- Export für den Kassenwart – Stundenkonto und Einsätze als Excel-Datei.
- Für Mitglieder ohne App und ohne Konto – mit Erinnerung am Vortag und Warteliste, die von selbst nachrückt.
179 € im Jahr für den ganzen Verein (keine USt.)
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